初心者必見！
導入前に知っておきたいポイントを徹底解説

近年、テレワークや複数拠点での業務が一般化し、「クラウドPBX」を導入する企業が急増しています。
しかし、「そもそもクラウドPBXって何？」「ビジネスフォンとの違いは？」「導入の注意点は？」と疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、クラウドPBXの仕組み・選び方・メリット・注意点を初心者の方にも分かりやすく解説します。
自社に合った電話システム選びの参考にぜひご覧ください。

クラウドPBXとは？

 

・どんな企業・部署に向いているか
クラウドPBXは、従来の固定電話に縛られず、柔軟に電話業務を行いたい企業や部署にぴったりです。
特に以下のようなケースで効果を発揮します。

 

1.リモートワークや在宅勤務が多い企業
社外からでも同じ番号で通話できるため、場所にとらわれずスムーズな連絡が可能です。
パソコンやスマホから内線・外線を簡単に使えるのも魅力です。

 

2.支店や拠点が複数ある企業
全国や海外の拠点をクラウド上で統合できるので、内線通話や転送もスムーズ。拠点間の連絡コストも削減できます。

 

3.電話対応が多いコールセンターや営業部署
通話録音やIVR、自動応答などの機能を活用することで、効率的な電話業務が可能になります。複数人で共有できる管理画面も便利です。

 

4.急成長や変化の多い企業
内線追加や部署移動も簡単に設定可能で、スケーラブルに拡張できるため、組織の成長に柔軟に対応できます。

 

5.コスト削減を重視する中小企業
ハードPBXを購入するより初期費用を抑えられ、保守やメンテナンスもクラウド側で管理されるため、運用コストの負担も軽減できます。

クラウドPBXを導入前に考えるべきこと

 

・社内の電話利用状況の把握
・導入目的の明確化（コスト削減・利便性向上など）
まず自社の電話利用状況や導入目的を整理することが大切です。ここを押さえることで、導入後に「思っていたのと違った…」という失敗を防げます。

 

1. 社内の電話利用状況の把握
・どの部署がどれくらい電話を使っているか
・内線や外線のやり取りの頻度
・現在の電話機や回線の使い勝手

これを整理すると、どの機能が本当に必要かが見えてきます。例えば、コールセンターでは通話録音や自動応答が必須ですが、少人数の部署では内線や転送だけで十分かもしれません。

 

2. 導入目的の明確化
・コスト削減：ハードPBXの維持費を削減したい
・利便性向上：リモートワークや拠点間通話をスムーズにしたい
・業務効率化：電話対応の効率を上げたい

 

目的を明確にしておくと、クラウドPBXのどのプランや機能を選ぶべきかが
判断しやすくなります。導入目的が曖昧だと、必要のないオプションまで
契約してしまう可能性があるので要注意です。

クラウドPBXを選ぶときの主要ポイント

 

・音声品質：通話がクリアか、遅延や途切れはないか
・機能性：転送、IVR、自動応答、通話録音など
・サポート体制：導入時・運用時の支援内容

 

クラウドPBXを選ぶときは、機能や価格だけでなく、実際の使い勝手やサポート体制にも注目することが大切です。特に押さえておきたいポイントは以下の3つです。

 

1. 音声品質
通話が途切れたり、音声がこもったりすると業務に支障が出ます。クリアに会話できるか、遅延やノイズが少ないか、複数拠点での通話でも安定しているか、など電話はコミュニケーションの基本。まずはトライアルで実際に通話してみることをおすすめします。

 

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2. 機能性
クラウドPBXには便利な機能が豊富です。転送機能：外出先や在宅勤務でも電話を逃さないIVR（自動音声応答）：問い合わせ内容に応じて適切な担当に振り分け通話録音：品質管理やトラブル時の証拠に自動応答：営業時間外の対応を効率化自社の業務に必要な機能を整理して、無駄なく選ぶことが重要です。

 

3. サポート体制
導入時や運用中に問題が発生したとき、サポートの手厚さは非常に重要です。導入時の設定やトレーニングは十分か、運用中の問い合わせに迅速に対応してくれるか、障害発生時の復旧対応は明確か、電話システムは業務の根幹です。サポートが頼りになるかどうかも、選定の大きなポイントです。

自社に合ったクラウドPBXを選ぶために

・チェックリスト形式で振り返る
・トライアル・デモの活用

 

クラウドPBXを導入する際は、事前準備と選定ポイントを押さえることが重要です。最後に、自社に合ったクラウドPBXを選ぶためのチェックリストを振り返ってみましょう。

 

［チェックリスト］
・社内の電話利用状況を把握しているか
・導入目的（コスト削減・利便性向上・業務効率化など）が明確か
・音声品質が安定しているか
・必要な機能（転送、IVR、自動応答、通話録音など）が揃っているか
・導入時・運用時のサポート体制が充実しているか

 

［トライアル・デモの活用］
・実際の通話で音声品質を確認
・管理画面や操作感をチェック
・必要な機能が使いやすいか体験

チェックリストで整理し、自社に最適なクラウドPBXを選定していきましょう！

 

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まとめ

クラウド電話チョイスでは、計20サービス以上を徹底分析している為、自社にあったサービスやプランを選定することが可能です。
機能、目的等でサービスを探せる検索システムや質問に回答していくだけでベストなサービスが選定できる、ベストサービスＡＩ診断等が利用できます。
また、クラウドＰＢＸを知り尽くしたスタッフが、現在の課題や要望をお伺いしサービスを提案してくれます。
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